ChatGPTでExcelを使う方法｜関数の作成からデータ分析まで初心者向けに解説

関数の書き方を検索して、解説ページを3つ見比べて、それでも式が完成しないまま30分。集計のたびにこの時間を繰り返しているなら、そこはほぼゼロにできます。

ChatGPTは、やりたいことを日本語で書けば貼るだけで使える式を返し、ExcelやCSVのファイルごと渡せば集計からグラフ化までこなします。この記事では、この2つの使い方を手順つきで解説します。

この機能でできること

ChatGPTでExcel作業を楽にする方法は、大きく2つに分かれます。

①は、Excelの画面は開いたまま、ChatGPTから式だけをもらう使い方です。関数の名前を知らなくても、やりたいことを日本語で書けば式が返ってきます。Googleスプレッドシートでも同じ要領で使えます。

②は、ファイルそのものをアップロードする使い方です。データ分析機能が働き、集計表・傾向の説明・グラフまで返ってきます。ファイル添付は無料プランでも使えますが、2026年8月時点で1日3ファイルまでという制限があり、日常の仕事で使うなら有料プランのChatGPT Plusが現実的です。

つまり、Excelが苦手でも、日本語を式に、ファイルを分析結果に翻訳してもらえばいいということです。翻訳の頼み方だけ、この先で覚えてください。

こんな仕事に便利

• 月次の売上表から、担当者別・商品別の集計表を作る（営業事務）
• 経費データを月ごとに集計し、増えた月だけ内訳を確かめる（経理）
• 物件一覧から、間取りごとの平均賃料を出す（不動産の事務）
• 仕入先から届いた商品リストの重複チェックと、分類ごとの点数集計（ネットショップの商品登録）
• 納品前のデータに空欄や重複がないかを確かめる（在宅ワークのデータ入力）
• アンケートの回答CSVから、選択肢ごとの割合を出す（企画・顧客対応）

共通するのは、作業そのものは単純なのに、関数やピボットテーブルの知識が壁になっていた仕事です。その壁をChatGPTに肩代わりさせます。

関数・数式を日本語で作ってもらう

まずは手軽な①からです。新しいチャットを開いて、次の3点を日本語で書くだけです。

• どの列（セル）に何が入っているか
• 1行目が見出しかどうか
• 何を出したいか

たとえば「B列に売上金額、C列に担当者名が入っています。1行目は見出しです。担当者が鈴木の行だけ売上を合計する式を教えてください」と書くと、=SUMIF(C:C,”鈴木”,B:B) のような式が、貼る場所の説明つきで返ってきます。

あとはコピーして、Excelのセルに貼るだけです。エラーが出たら、エラー表示ごと貼りつけて「この式を入れたらこう表示されました。原因を教えてください」と聞き返せば、直した式が返ってきます。

Googleスプレッドシートでも要領は同じです。関数の書き方が一部違うため、依頼文に「Googleスプレッドシートで使います」と書き添えてください。

関数を暗記する必要はありません。覚えるのは「列の場所と欲しい結果を日本語で書く」ことだけです。

実際にやってみる

ここからは②、ファイルを渡して分析してもらう手順です。例として、日付・商品分類・売上金額・担当者の4列が入った1年分の売上表を集計します。※画面は更新されることがあります。

STEP1　分析するファイルを用意する

ExcelファイルかCSVファイルを用意します。精度を上げるコツは、渡す前に表の形を整えておくことです。1行目を見出しに、2行目からデータを入れ、セル結合は外します。氏名や電話番号など、分析に使わない個人情報の列は、この段階で削除したコピーを作っておきます。

手元にあるのが紙をスキャンしたPDFの表だけなら、先にChatGPTにPDFを読み込ませる方法で中身を取り出してから進めてください。

STEP2　入力欄の＋ボタンからファイルを添付する

ChatGPTの入力欄の左にある＋（プラス）ボタンを押し、分析したいファイルを選んで添付します。

STEP3　してほしい分析を日本語で書く

ファイルを添付した状態で、指示を書きます。今回は「商品分類ごとに売上金額の合計と件数を表にしてください。1行目は見出しです」と頼みます。式の依頼と同じで、見出しの有無を伝えると結果が安定します。

STEP4　返ってきた集計表とグラフを確認する

集計表と、データから読み取れる傾向の説明が返ってきます。続けて「月ごとの推移を棒グラフにしてください」と頼めば、グラフも作られます。1回の指示で全部を求めず、結果を見ながら追加で頼むほうが、欲しい形に早くたどり着きます。

STEP5　元の表と突き合わせて検算する

返ってきた数字は、そのまま使わず検算します。元のExcelでオートSUMなどを使って合計を1か所出し、ChatGPTの合計と一致するかを見ます。行数（件数）も見比べます。ずれていたら、見出し行の扱いと対象の列を指定し直してください。

検算は合計1か所と行数だけでかまいません。この一手間で、報告書に載せられる数字になります。

コピペで使えるプロンプト

【 】の中を、あなたの表に合わせて書き換えてください。

条件つきの式を作ってもらう

式のエラーの原因を聞く

アップロードしたファイルの集計を頼む

月ごとの推移を要約してもらう

実際の仕事での使用例

経理担当のAさんは、会計ソフトから書き出したCSVを毎月部門別に集計し直しています。これまではフィルタと電卓で1時間ほどかけていましたが、個人名の列を消したCSVをChatGPTに渡し、「部門ごとに月次合計と前月比を表にしてください」と頼む形に変えました。返ってきた表の合計1か所を自分のExcelでも出して照合し、いまは20分前後で終わっています。

不動産会社で事務をしているBさんは、物件一覧のExcelで、成約済みの行だけ件数と平均価格を出す作業が毎週ありました。関数が分からず目視で数えていましたが、「E列が成約の行だけ、D列の価格の平均を出す式」と頼んで式をもらってからは、シートに貼った式を毎週そのまま使い回しています。

よくある失敗

式を貼ったらエラーになった

いちばん目立つ原因は、列の場所を伝えていないことです。ChatGPTにはあなたの画面が見えていません。どの列に何が入っているかを書いていない依頼には、列を仮置きした式が返ってくるため、貼っても#REF!や#N/Aになります。エラーが出たら、依頼文とエラー表示をセットで貼り直して聞いてください。

1行目が見出しだと伝えていない

見出しの行がデータとして数えられ、件数が1件ずれたり、文字が混ざって集計が崩れたりします。式でもファイル分析でも、「1行目は見出しです」の一文を入れてください。セル結合が残った表も崩れのもとです。

返ってきた数字を検算せずに使った

データ分析機能の集計も間違うことがあります。そして間違いに気づけるのは、元の表を持っているあなただけです。STEP5の検算（合計1か所と行数）を通してから使ってください。

顧客リストをそのまま上げた

氏名・住所・電話番号が入ったファイルを、そのままアップロードしてしまう失敗です。集計に使うのは金額・日付・分類の列だけ、ということがほとんどです。個人情報の列を消したコピーを渡してください。詳しくは次の注意点で説明します。

注意点

仕事のデータで使う前に、この3つを確かめてください。

• 個人情報・社外秘を入れない。顧客名簿や人事データは、個人を特定できる列を消してから渡す。勤務先にAI利用のルールがあるかも先に確認する
• AIの回答は間違うことがある。数字と固有名詞は、元の資料と突き合わせてから使う
• 会社の資料を入れる前に、データの学習利用設定を確かめる。設定→データコントロールの画面で、入力内容を学習に使わせない設定にできる

まとめ

ChatGPTのExcel活用は、式を日本語で作ってもらう使い方と、ファイルを渡して分析してもらう使い方の2本立てです。式は列の場所と見出しの有無を伝えれば一発で返り、分析はファイルを添付して日本語で頼むだけです。仕上げの検算だけは省かず、合計1か所と行数を元の表と突き合わせてください。

毎月同じ集計を同じ形式で頼むなら、指示文と参照ファイルをひとつの場所にまとめられるChatGPTのプロジェクト機能の使い方もあわせてどうぞ。次回からは、プロジェクトを開いて頼むだけになります。

ほかのChatGPT仕事効率化を見る

ChatGPTで仕事効率化｜実践的な使い方まとめへ