媒介契約は、結んだ時点で複数の期限が同時に走り始めます。レインズへの登録期限、依頼者への報告期限、契約そのものの有効期間です。
これらは営業担当が覚えているものではなく、事務が管理する対象です。そして期限を過ぎても誰かが警告してくれるわけではありません。行政処分の実例では、レインズ未登録や報告漏れが指摘されています。
この記事では、媒介契約の種類ごとに何日以内に何をするのか、その日数をどう数えるのかを整理します。
媒介契約は3種類。期限が違うのは2つだけ
媒介契約には一般・専任・専属専任の3種類があります。期限の管理が必要になるのは専任媒介契約と専属専任媒介契約です。
| 一般媒介 | 専任媒介 | 専属専任媒介 | |
|---|---|---|---|
| 他社への重ねての依頼 | できる | できない | できない |
| 自己発見取引 | できる | できる | できない |
| レインズ登録 | 義務なし | 7日以内 | 5日以内 |
| 業務報告 | 義務なし | 2週間に1回以上 | 1週間に1回以上 |
| 有効期間 | 法の定めなし | 3か月以内 | 3か月以内 |
一般媒介にはレインズ登録も報告も法律上の義務がありません。ただし契約書で登録すると約束していればその約束に従います。標準媒介契約約款を使っている場合は、自社の書式がどうなっているかを確認してください。
日数の数え方でつまずくところ
起算日は「契約を結んだ日の翌日から」
媒介契約を締結した日は数えません。翌日を1日目として数えます。
「休業日」は数えない
ここが一番間違えやすいところです。専任の7日、専属専任の5日は、自社の休業日を除いて数えます。土日休みの会社が水曜日に専任媒介を結んだ場合、翌日の木曜から数えて、土日を飛ばして翌週の金曜日が7日目になります。
休業日を除くのは登録期限の日数だけです。有効期間の3か月や報告の周期は、休業日も含めた暦のとおりに進みます。
期限の管理は「登録日」ではなく「登録期限日」で持つ
媒介契約書に記入するのは締結日です。事務側の管理表には、そこから計算した登録期限日を列として持ってください。締結日だけを記録していると、毎回その場で数え直すことになり、数え間違いがそのまま漏れになります。
レインズ登録が終わったら、登録証明書を必ず渡す
レインズに登録すると登録証明書が発行されます。これを依頼者に交付するところまでが義務です。登録して終わりではありません。
実務では、登録証明書の交付が抜けやすい工程です。理由は単純で、登録作業と依頼者への送付が別の人の仕事になっていることが多いからです。登録した人が証明書をその場でPDF化して事務に回す、という流れを固定すると漏れが減ります。
交付の記録も残してください。メール送信であれば送信履歴が残りますが、来店時に手渡しした場合は控えに受領のサインをもらうか、社内の管理表に交付日を記入します。
業務報告は「何を」書くのか
報告の周期は決まっていますが、内容の様式は決まっていません。実務で書くのは次のような内容です。
- 期間中の問い合わせ件数
- 内見（案内）の件数と反応
- ポータルサイトの掲載状況と反響数
- 広告の実施内容
- 今後の提案（価格・条件・広告の見直し）
「動きがありませんでした」の一行で済ませると、後で「何もしてもらえなかった」という不満につながります。件数がゼロでも、掲載を続けている事実と次の打ち手を書くほうが、結果的にクレームが減ります。
報告方法は書面でも電子メールでも構いません。ただし送った記録が残る方法にしてください。電話だけの報告は、やったかどうかを後から証明できません。
有効期間は3か月。自動更新はできない
専任・専属専任の有効期間は3か月が上限です。3か月を超える期間を定めても、3か月に短縮されます。
そして自動更新はできません。更新するには依頼者からの申出が必要です。「特に何も言われなかったので続いている」という状態は、法的には契約が切れています。
事務側の管理としては、満了日の2週間前に更新確認のアラートを出す運用が現実的です。満了当日に気づいても、依頼者と連絡が取れなければ間に合いません。
期限管理表に持つべき列
媒介契約の管理表には、最低限この列を持たせてください。
| 列 | 内容 |
|---|---|
| 物件名 | 管理番号とセットで |
| 媒介種別 | 一般／専任／専属専任 |
| 締結日 | 契約書の日付 |
| レインズ登録期限日 | 締結日の翌日から起算・休業日を除く |
| 登録日 | 実際に登録した日 |
| 登録証明書の交付日 | 交付方法も一緒に |
| 次回報告期限日 | 報告するたびに更新する |
| 直近の報告日 | |
| 契約満了日 | 締結日から3か月 |
| 更新確認の予定日 | 満了日の2週間前 |
太字の3列が期限そのものです。ここを日付で持っておけば、並べ替えるだけで「今週やること」が出ます。
期限を守っても、登録内容が違えば意味がない
期限内に登録しても、登録内容に問題があれば別の指摘を受けます。取引状況の更新漏れ、隠語による他社への牽制、登録直後の削除といった扱いはレインズ登録でやりがちな違反6つにまとめています。
また、成約したのに掲載が残っていると、ポータル側ではおとり広告の問題になります。レインズの取引状況とポータルの掲載停止は、同じタイミングで動かすのが安全です。片方だけ直す運用にしていると、必ずどちらかが遅れます。
まとめ
媒介契約の期限管理は、覚えておく仕事ではなく、表に落とす仕事です。
- 専任は7日以内、専属専任は5日以内にレインズ登録。休業日は数えない
- 登録証明書の交付までが義務。登録して終わりにしない
- 報告は専任2週間・専属専任1週間に1回以上。記録が残る方法で送る
- 有効期間は3か月・自動更新なし。満了2週間前に確認する
- 管理表には締結日ではなく期限日そのものを列として持つ
弊社では、ポータルサイトへの掲載・更新をまとめてお受けしています。成約時の掲載停止まで含めて運用できますので、期限管理と掲載の手間をあわせて減らしたい場合はポータルサイト入稿代行と料金表をご覧ください。
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