反響集計自動化/始める前に決める3つ

「反響を媒体ごとに自動で数えたい」とAIに頼むと、集計表の形は数分で出てきます。ところが、元のデータがどこにあり、媒体名がどう書かれ、1件をどう数えるかが決まっていないと、出てきた数字は毎月ずれます。自動化で浮くはずだった時間が、数字の確かめ直しに消えていきます。

反響集計の自動化は、仕組みを作る前に3つを決めておけば、手戻りの大半を防げます。この記事では、当方が受託している住宅会社の集客管理表への転記作業で、実際に詰まった場面をもとにその3つを整理します。

反響データをどこから取るか

反響の入口は1つではありません。ポータルサイトの通知メール、自社サイトのフォーム、来店予約の表、電話のメモ。自動化するなら、まず入口を全部書き出して、どれが今も動いているかを確かめます。

受託先で来店予約の表を開いたとき、シートは7枚ありました。今も記入が続いていたのは「来店予約」の1枚だけで、残りの6枚は2025年から2026年5月までのどこかで止まっていました。全シートを読む仕組みにしていたら、止まった表の古い予約まで毎月数え直すところでした。

もう1つは、読む範囲を決め打ちしないことです。当方は2026年8月、前月のシートを60行目までしか読まず、81行目にあった予約1件を「見当たりません」と先方に報告してしまいました。先方から「追加お願いします」と返ってきて、初めて気づいた失敗です。当月のシートは23行、前月は91行と、月によって行数が4倍近く違いました。仕組みは「最終行まで読む」にしておきます。

ポータルの通知メールを取り込む場合は、ポータルごとに件名と本文の項目の並びを1通ずつ確かめてから設定します。取り出す位置がずれると、エラーは出ずに空欄や別の項目が入ります。

媒体名の表記をそろえる

集計の式は、表記が違う媒体名を別の媒体として数えます。「SUUMO」と「スーモ」、「自社HP」と「ホームページ」が混ざると、同じ媒体の反響が2行に割れます。

受託先の集客管理表には「マスタ」シートがあり、選択肢が4区分（認知媒体・販促媒体・イベント・反響の予約方法）で用意されていました。一方、同じ会社の顧客管理システムにも販促媒体の一覧があり、こちらは表記が一致しません。そのまま写すと集計が割れるので、当方は変換表を作ってから転記しています。

AIに集計表を作らせても、この変換表は作れません。どの表記をどの媒体にまとめるかは、その会社の決め事だからです。先に1枚の対応表にしておけば、式でもスクリプトでも同じ答えが出ます。

1件の数え方を決める

同じ人が2つのポータルから問い合わせたら、1件か2件か。資料請求のあとで来店予約をしたら、反響は増えるのか。ここを決めていないと、担当者や月によって数え方が変わり、媒体ごとの比較ができなくなります。

名前だけで重複を消すのも危険です。受託先では、来店予約とアンケートに同じ名字の2件がありました。連絡先と家族構成を照らすと、別の世帯でした。名前の一致は自動で消さず、「重複候補」として人が確かめる形にしておきます。

空欄の扱いも同じです。担当者や来場の有無が元データに無いなら、推測で埋めずに空欄で残します。埋めた値が集計に混ざると、どこから間違えたのか後で追えません。

外に頼むときの相場

ココナラで「反響集計」を検索すると12件でした（2026年10月10日）。価格の中央値は10,000円で、2,000円から200,000円まで幅があります。説明文で不動産の反響集計を扱っていたのは2件（30,000円と、当方の5,000円）で、残りは営業数字の管理シートや広告運用などでした。

私は、反響集計の自動化で時間がかかるのは、仕組みを組む工程より、ここまでの3つを決める工程のほうだと見ています。式やスクリプトは決め事が固まれば短く書けます。決め事が無いまま作ると、媒体が増えるたびに作り直しになります。

入口を全部書き出し、今も動いているものだけを読む。範囲は最終行まで
媒体名の対応表を1枚作る。AIには作れない、その会社の決め事
1件の数え方と重複の扱いを決める。名前の一致は人が確かめる

反響集計の仕組みを相談する

当方の出品は、Googleスプレッドシートで動く集計の仕組みづくりです。入力形式1種類から1つの処理を作るのが5,000円の目安で、通知や定期実行を足す場合は10,000〜20,000円が目安です。見積り相談で今の表の列構成と困りごとを送ると、対象範囲と総額を購入前に確定します。ATBB・SUUMO・レインズなど会員制画面の自動操作と、Excelマクロ（VBA）の開発は対象外です。

反響集計の作り方を相談してみる（5,000円〜）▶

個人情報を伏せた表やダミーデータのままで相談できます

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ココナラの件数・価格は2026年10月10日時点の検索結果と出品ページの記載で、変動します。受託先の事例は特定できる情報を除いて記載しています。

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この記事を書いた人

おかあさんのおうち

ハウスメーカー2社で営業職を経験し、不動産・建築の基礎を習得。
その後、地域密着型の不動産会社にて営業事務として勤務し、
契約書作成、ポータルサイト管理、物件情報の入力・更新など、
実務全般に携わってきました。

特に、ポータルサイトを「より魅力的に見せる工夫」や、
反響につながる「分かりやすい間取り図作成」を得意としています。
自分が関わった物件に反響があった時の喜びが、今の原動力です。

現在は子育てのため一線を退いていますが、
これまでの実務経験を活かし、
フリーランスとして不動産会社様向けの
バックオフィスサポート業務を開始しました。

現場目線を大切にしながら、
「早く・正確に・伝わる」業務サポートを心がけています。