不動産屋の事務員。その華やかな響きとは裏腹に、実態は「何でも屋」に近いマルチタスクの嵐……。特に小さな会社では、事務員さんの立ち回りが事務所の平和を左右すると言っても過言ではありません。
今回は、日々事務所を守り続ける事務員さんたちの、笑えて泣ける「あるある」を深掘りしました。今日もどこかの事務所で、同じ戦いが繰り広げられているはずです。
この記事でわかること
- ✓ 肩書きは事務なのに、掃除と電話番から重説の補助まで受けている実態
- ✓ 社長のなぐり書きメモが正式な書類に変わるまでに、事務員が何をしているか
- ✓ ラベルの消えた鍵をすぐ渡せるのが、なぜ事務所で1人だけになるのか
- ✓ 物件確認の電話が重なる時間に、受話器の内側で起きていること
- ✓ 事務員が休むと事務所が止まる、その原因になっている属人化
1. 守備範囲が「お茶出しから重説補助」まで広すぎる
朝、出社して最初にするのは事務所の掃除。来客があればお茶を出し、社長が外出したら電話番。それだけで終わればいいのですが……現実はそう甘くありません。
登記簿を読み解き、役所調査の資料を整理し、さらには「契約書と重要事項説明書、明日までにお願い！」という無茶振りをこなす。専門的な実務知識をフル活用しながら、同時に「電球が切れた」「コピー機のトナーがない」といった雑務にも即座に対応する、そのギャップの激しさは小さな会社ならではです。
「もはや『事務員』というより『事務所の心臓』。私がいないと、この事務所の備品も書類も、すべてが止まる気がします。」2. 社長の「なぐり書きメモ」を解読する解読班
外出から帰ってきた社長が、ポンと机に置く1枚の付箋や裏紙。「これ、入力しといて」と言われますが、そこに書かれているのは暗号のような文字と、謎の略称ばかり。
お客様の名前？物件名？それとも媒介契約の条件？……前後の状況を推理し、必要であればこっそり社長のスケジュールを確認して、カオスなメモを完璧なデータへと昇華させます。この「解読スキル」こそが、長年連れ添った事務員さんの真の能力だったりします。
「たまに自分でも読めない文字を書いておいて、『あれ、どうなった？』って聞いてくるの、やめてくださいね（笑）」社長のなぐり書きを読めるのは、事務所で私だけです。これは自慢していいことですか。
おかあさん立派な能力です。前後の状況を推理して、必要なら社長のスケジュールまで確認して、あの1枚の付箋を正式な書類に直しているわけですから。ただしその読み方は、いまのところ誰にも引き継がれていません。同じ形が、このあとの鍵の管理でも起きています。
3. 「鍵の管理」という名の巨大パズル
事務所の壁にかかった無数の鍵。あるべき場所にない、あるいは、あるはずのない鍵が掛かっている。それが不動産屋の日常です。
他社さんが鍵を借りに来た時、スッと正しい鍵を渡せるのは事務員さんの管理の賜物。しかし、中には「ラベルの文字が消えかけている」「前の担当者が書き残した謎の番号」など、パズルのような難解な鍵も。退去後の物件の鍵を、必死にキーボックスへ収めるその指先には、事務所の秩序が懸かっています。
4. 電話口での「物件確認バトル」
不動産事務のメインイベントの一つ、物件確認（物確）。「〇〇マンション、まだありますか？」という他社さんからの問い合わせ。忙しい時に限って、同じ物件に10件くらい連続で電話が来たりします。
愛想よく対応しつつ、同時に成約済み物件の情報をポータルサイトから消し込むスピード勝負。たまに「えっ、レインズでは公開中になってるけど！」と詰め寄られることもありますが、社長が報告を忘れていただけで、実は契約中……なんていう板挟みのストレスも、事務員さんなら一度は経験があるはずです。
「業者さんからの電話、お客様からの問い合わせ、そして社長の携帯への転送。受話器を置く暇がない時間は、耳が赤くなります。」有休を取っても、資料の場所や鍵の場所が気になって落ち着きません。私が心配しすぎなのでしょうか。
おかあさん心配しすぎではありません。小さな会社では事務員さんが唯一のバックヤード担当になりやすく、書類の場所ひとつで事務所が大パニックになると分かっているからこそ、休みにくくなります。直すところは休み方ではなく、1人の頭の中にしかない状態のほうです。
5. 「自分が休むと事務所の時が止まる」プレッシャー
たまの休日。「今日は忘れてリフレッシュ！」と思っても、「あのお客様の資料、どこにあるか社長わかるかな？」「鍵の場所、教えたっけ？」と不安がよぎります。
小さな会社では、事務員さんが「唯一のバックヤード担当」であることが多いため、属人化が避けられません。自分がいないと、書類の場所一つとっても事務所が大パニックになることを知っているからこそ、安心して休むことの難しさを感じてしまうのです。
いかがでしたか？
誰に褒められるわけでもないけれど、あなたの細かな仕事がなければ、
不動産業という複雑な歯車は1分も回りません。
今日も事務所を守るすべての事務員さんに、最大限の敬意を！
その忙しさ、私が少しだけ肩代わりします
不動産営業・事務をどちらも経験してきた私だからこそ、
事務員さんが抱える「マルチタスクの重み」を誰よりも理解しています。
「忙しすぎて、物件入力まで手が回らない」
「この契約書類の作成だけ、誰かに手伝ってほしい」
そんな時は、ぜひ私を頼ってください。
1件のご依頼から、心を込めて丁寧にご対応いたします。
