チャットAIに文章を頼むたびに、宛先はどこか・書式はどうか・どの表現が禁止かを毎回説明し直しているなら、その説明にかけている時間はまるごと無駄になっています。
今回、設定を1度だけ済ませたClaudeに「物件ID K-1024 の完了報告を作ってください」と25文字送ったところ、宛先・確認期限・署名まで整った取引先向けの報告文が1分かからずに返ってきました。
やったことは3つだけです。プロジェクトを作る、業務ルールを書く、資料を入れる。この記事では不動産の入稿業務を例に、その設定を実際の画面で最初から最後まで見せます。設定にかかった時間は、やり直しを含めて15分でした。
この記事のスクリーンショットはすべて2026年8月5日に実際のClaude（日本語UI）を操作して撮影したものです。デモに使った社名・担当者・物件データはすべて架空です。
チャットAIが実務に定着しない理由は「毎回ゼロから説明」
チャットAIを一度は業務で試して、やめた人の理由はだいたい共通しています。毎回、前提の説明から始めなければならないからです。
完了報告を1通頼むために「宛先は◯◯不動産の◯◯様、確認期限は2営業日後、署名は入稿代行チームの◯◯、誇大広告になる表現は禁止で……」と打っていたら、自分で書いた方が速い。この構造が変わらない限り、AIは「たまに使う検索の代わり」で止まります。
Claudeの「プロジェクト」は、この前提説明を1回だけ書いて保存しておく機能です。以後はそのプロジェクト内のチャットすべてに、書いた前提が自動で効きます。無料プランでも作成できます（作成数などに制限あり。本記事の検証は有料プランで実施）。
なお、この機能の設定項目は英語圏の解説記事で「Project Instructions」「Project Knowledge」と呼ばれてきましたが、2026年8月時点の日本語UIでは「手順」「コンテキスト」という名前です。古い記事を読みながら操作すると項目が見つからないので、本記事は現行UIの名称で進めます。
設定は3つだけ。プロジェクト作成→業務ルール→資料
手順1：プロジェクトを作る
サイドバーの「プロジェクト」→右上の「新規プロジェクト」を押します。
名前と目的を聞かれるので、業務がわかる名前を付けます。今回は「物件入稿アシスタント」としました。
手順2：「手順」欄に業務ルールを書く（コピペ用テンプレあり）
プロジェクト画面の「手順」の鉛筆アイコンを押すと、指示の入力欄が開きます。ここが要で、役割・制約・仕事の型を分けて書きます。
今回入力した指示の全文がこちらです。そのままコピーして、社名や書式だけ差し替えれば使えます。
# 役割
あなたは不動産会社の入稿代行チームのアシスタントです。ポータルサイトへの物件入稿に関わる文章の作成と確認を担当します。
# 必ず守る制約
- 渡された資料に書かれていない情報を推測で補わない。不明な項目は【要確認】と書く
- 金額・面積・築年数・駅徒歩分数は資料の数値をそのまま使う（丸め・言い換え禁止）
- 誇大広告になる表現を使わない（例：完璧・日本一・掘り出し物・格安・絶対）
- 成約済みと誤認される表現を書かない
# タスクA：作業完了報告
「物件ID◯◯の完了報告」と依頼されたら、次の形式で出力する。
1. 宛名（◯◯株式会社 ◯◯様）
2. 完了した作業内容（物件ID・物件名・掲載媒体）
3. 掲載内容の確認のお願い（確認期限つき）
4. 署名
# タスクB：物件紹介文
「物件ID◯◯の紹介文」と依頼されたら、資料の事実のみを使い、アピールポイントの箇条書き3点＋本文400字以内で出力する。
書き方のコツは2つあります。
1つ目、やってほしいことより先に、やってはいけないことを書く。不動産の文章をAIに書かせて事故になるのは、資料にない情報の創作と、景品表示法・公正競争規約に触れる表現です。「推測で補わない」「不明な項目は【要確認】と書かせる」の2行が、後工程の確認時間を大きく減らします。
2つ目、定型業務には「タスクA」「タスクB」と名前を付ける。呼び名が決まっていると、依頼が「物件ID◯◯の完了報告」の一言で済むようになります。
手順3：「コンテキスト」にマニュアルと資料を入れる
プロジェクト画面の「コンテキスト」の「＋」から、マニュアルや規約を登録します。PDFやテキスト直接入力のほか、GitHubやGoogle Driveからの取り込みにも対応しています。
今回は架空の社内マニュアル（報告先・確認期限のルール・署名）と物件データ（物件ID: K-1024）をテキストで登録しました。登録するとカードが並び、容量の使用率が表示されます。
実行：25文字で、規約に沿った完了報告が返ってきた
設定はここまで。あとはプロジェクト内で新しいチャットを開いて、一言だけ送ります。
返ってきた報告文の全文がこちらです。
見てほしいのは、このチャットで一度も入力していない情報が正しく埋まっている点です。
- 宛先「グリーンフィールド不動産株式会社 営業部 佐藤様」→ コンテキストのマニュアルから取得
- 確認期限「2026年8月7日」→ マニュアルの「報告日の2営業日後」ルールを、依頼した日（8月5日）から自動で計算
- 署名「入稿代行チーム 山田」→ マニュアルの署名ルールどおり
依頼文は25文字、送信から回答完了まで1分未満。これが毎回のことになるので、報告業務が1日に何通もある事務所ほど差が積み上がります。書式が毎回同じ型で出てくるため、担当者ごとの書きぶりのバラつきも消えます。
運用の線引き：「確認」だけは人間の工程として残す
うまくいった画面だけ見せて終わりにはしません。線引きを2つ書いておきます。
1つ目、AIの出力を無確認で取引先に送らない。生成AIは、資料を渡していても資料にない内容を創作することがあります。私たちの実務検証でも、物件資料を読ませたAIが資料に存在しない住所を書いた事例が実際にありました。指示テンプレートに「不明な項目は【要確認】と書く」を入れているのはこのためで、最後に人間が目を通す工程は残したまま、下書きの時間だけをゼロに近づけるのが正しい使い方です。
2つ目、顧客の個人情報を入れる前に、社内の規程とAI側の設定を確認する。チャットAIにはサービスごと・プランごとにデータの取り扱い設定があり、変更も頻繁です。売主・買主の氏名や連絡先のような個人情報は、社内ルールと利用中プランの設定を確認できるまで入れない運用が安全側です。今回のデモをすべて架空データで行っているのも同じ理由です。
私はこの種のAI活用の成否を、AIの賢さではなく「業務ルールを文章にできるか」で決まると見ています。宛先・期限・禁止表現がベテランの頭の中にしかない事務所は、AIに渡せるものがありません。逆に言えば、上のテンプレートを埋める作業はそのまま業務マニュアルの整備になるので、仮にAIを使わなくなっても無駄になりません。
まとめ：次は「Gemini Notebook（旧NotebookLM）」編
- チャットAIが続かない原因は「毎回ゼロから説明」。プロジェクト機能で前提を1回だけ書いて保存する
- 設定は3つ。プロジェクト作成→「手順」に役割・制約・タスクの型→「コンテキスト」にマニュアルと資料
- 効果は実測で、25文字の依頼から1分未満で規約に沿った完了報告。設定はやり直し込みで15分
- 確認工程は人間に残す。個人情報は規程の確認が先
次回は、資料の「どこに書いてあるか」まで示させるGoogleのGemini Notebook（旧NotebookLM・2026年に改名済み）を、ポータル掲載規約のチェックを例に扱います。
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