通知表 いつまで保管/学校の成績記録は5年

通知表をいつまで保管しなければならない、という決まりはありません。ただ、学校に残る成績の記録（指導要録の「指導に関する記録」）は、法令で保存期間が5年と決まっています。最後に通った学校を卒業して5年は、通知表を捨てずに残しておくのが目安です。

「卒業しても、学校に頼めば成績はいつでも出してもらえる」と思っていると困ることがあります。いつでも出してもらえるわけではありません。都立高校には、卒業して5年をすぎると成績証明書を出せないと案内している学校があります。

家の通知表に保存義務はない

通知表は、学校が家庭に渡すお知らせです。文部科学省は、通知表は「法令上の作成義務はなく」各学校が作るもので、法令に基づく公簿は指導要録のほうだと説明しています。

学校が備える書類を並べた学校教育法施行規則 第28条にも、通知表は出てきません。家で何年持っておくかは、それぞれの家庭で決めてよいものです。

学校の記録は5年と20年

学校側に残る記録の保存期間は、学校教育法施行規則 第28条第2項で決まっています。小学校・中学校・高校で同じです。

出典：学校教育法施行規則 第28条（e-Gov法令検索）。条文は「指導要録及びその写しのうち入学、卒業等の学籍に関する記録については、その保存期間は、二十年間とする」です。卒業した事実は20年残りますが、何の教科が何点だったかは、決まりの上では5年で手放してよい記録です。

卒業後5年で成績証明書が出ない

実際に、東京都立桜町高校は証明書の案内に発行できる期間を書いています。

出典：東京都立桜町高等学校「証明書等の発行について」。理由は、成績の証明のもとになる指導要録の「指導に関する記録」が、保存年限をすぎると破棄されるためです。期限をすぎた人は、申請すれば「指導要録が廃棄されたため証明書発行が不能である」という通知を無料で出してもらえます。証明書の手数料は1部400円です。

通知表は学校の証明書の代わりにはなりません。それでも、提出先に「成績証明書が出せない」と伝えるとき、自分の評定を手元で確かめられるのは通知表だけです。閉校した学校の証明書の頼み先は閉校した高校 卒業証明書/引き継いだ学校に頼むにまとめました。

何年残すかの目安

学校の記録の保存期間から逆に数えると、目安はこうなります。

私は、高校の通知表だけは卒業から5年たっても捨てず、小学校と中学校の分はスマホで撮るかスキャンしてデータで残すのがいちばん場所を取らないと見ています。中学の評定がどの学年から内申点に入るかは内申点 計算方法/中1から入る県と中3だけの県で県別に書きました。

捨てるときは個人情報

通知表には氏名・学校名・成績・先生の所見が一度に書かれています。捨てるときは、名前と所見の部分をシュレッダーにかけるか細かく切ってから出してください。データで残すなら、子どもの名前でファイル名をつけてスマホのアルバムに入れたままにせず、家族だけが見られるフォルダに分けておくと安心です。

学校によっては、そもそも通知表を出していないこともあります。通知表は学校の判断でやめられる書類で、静岡県掛川市は2026年度から小学1〜3年生の通知表をやめました。くわしくは通知表 廃止/学校の判断でやめられるに書いています。

アイキャッチ写真の出典

ランドセルとノート（2020年6月撮影・イメージ）。撮影 Tatsuo（タツオ） Yamashita（ヤマシタ）／クリエイティブ・コモンズ 表示 2.0（ウィキメディア・コモンズ）。