🗨️「メールで届いた請求書のPDFは、どんな名前で保存すれば電子帳簿保存法に合いますか」
国税庁の例は「20210131_㈱霞商店_110000」です。日付・取引先・金額を決めた順で入れ、取引先ごとのフォルダに入れる方法が、専用ソフトなしで認められています。
［AI］ この記事の要点
2026年10月13日 発表
- メールでPDFの請求書や領収書を受け取っている個人事業主・小さな会社
- 請求書の名前付けをAIに任せようと考えている経理担当者
- 不動産の仲介手数料や管理費の請求をメールで受け取っている人
メールの請求書はデータで残す
取引先からメールでPDF（ピーディーエフ）の請求書が届いたとき、プリンターで印刷して綴じれば足りるのでしょうか。国税庁の電子帳簿保存法一問一答（電子取引関係、令和8年7月）は、電子的に受け取った請求書や領収書はデータのまま保存しなければならないとしています（問30）。
データのまま残すだけでなく、あとから確かめられる状態にする決まりがあります。次の表が、問30に挙がる主な条件です。
| 何を守るか | 中身 |
|---|---|
| 書き換えを防ぐ措置 | 次の4つのうち、どれか1つ。時刻の証明が付いたデータを受け取る／受け取ったあと速やかに付ける／訂正や削除の記録が残る（または削除できない）システムを使う／訂正削除を防ぐ事務処理規程を決めて運用する |
| 探せる状態 | 日付・金額・取引先で探せるようにしておく |
| 見られる状態 | ディスプレイなどを備え付け、すぐ画面に出せるようにする |
この記事は、2つ目の「探せる状態」を、専用ソフトなしで作る方法を扱います。
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ファイル名の例と他の作り方
一問一答の問19は、夫婦で営む個人事業主が、メールにPDFで届いた請求書を保存する場面を取り上げています。パソコンとプリンターはあるが、特別な請求書保存ソフトは使っていない、という設定です。国税庁が挙げた方法は次のとおりです。
| 番号 | やること |
|---|---|
| 1 | PDFのファイル名に、規則性をもって内容を入れる |
| 2 | 「取引の相手先」や「各月」など、好きな分け方でフォルダに入れる |
| 3 | 訂正削除を防ぐ事務処理規程を決め、備え付け、そのとおりに運用する |
1の例として、2021年1月31日に株式会社霞商店から受け取った110,000円の請求書が、「20210131_㈱霞商店_110000」と書かれています。日付、取引先、金額の順に、アンダーバーでつないだ形です。
日付は西暦でも和暦でも構いませんが、混ぜると探すときの妨げになるため、どちらかに統一するよう、問50が書いています。
ファイル名以外の方法も、問50が示しています。
- 表計算ソフトの一覧表：取引年月日、金額、取引先を入れた表を作り、通し番号とファイル名を対応させる。範囲を決めて探したり、2つの項目を組み合わせて探したりできる状態にする
- 取引先ごとのフォルダ：フォルダを取引先ごとに分け、中のファイル名に日付と金額を入れる
探せる状態の条件は、問48にまとまっています。日付・金額・取引先で探せること、日付と金額は範囲で指定できること、2つ以上の項目を組み合わせて探せることの3つです。
売上5,000万円以下なら不要
探す仕組みを作らなくてよい場合も、あります。問51と問52によると、次のどちらかを満たすと、検索の要件はすべて不要になります。
| 条件 | どう確かめるか |
|---|---|
| 基準期間の売上高が5,000万円以下で、ダウンロードの求めに応じられる | 個人は前々年、法人は前々事業年度の売上高で判断。営業外収入や雑収入は含まない。新しく始めた事業者の初年と翌年は、基準期間がないため不要 |
| データを紙に出力し、日付と取引先ごとに整理して見せられる。あわせてダウンロードの求めにも応じる | 課税期間ごとに、日付順にまとめて取引先ごとに整理するなど、3通りの整理が示されている。日頃から整理しておく |
ダウンロードの求めとは、税務職員が、保存した電子データをそのまま提出するよう求めることです。
紙に出力して綴じるのは問題ありませんが、捨てると話が変わります。
データを決まりどおり保存したうえで、便宜のために紙に出力し、ほかの書類と一緒に綴じることは、問31が問題ないとしています。メールの内容をPDFなどに変換して保存することも、取引情報が失われなければ認められます（問53）。
注意したいのは、問96です。出力した紙を日付と取引先ごとに整理することで、検索の要件を免れていた人が、保管場所が足りないという理由だけで紙を捨てると、「相当の理由がある」とは認められません。ただし、日付・金額・取引先で探せる機能を後から整え、紙の廃棄と引き換えにデータだけを保存するなら、検索の要件を満たしているとも書かれています。
AIに名前を付けさせるとき
請求書が月に何十枚も届くなら、PDFの名前を付ける作業をAI（エーアイ）に頼みたくなります。国税庁の一問一答は、AIによる名前付けには触れていません。決まっているのは、ファイル名に規則性があり、日付・取引先・金額で探せることです。
私は、AIに任せるなら、出来上がった名前を人が数件ずつ確かめるのがよいと考えます。確かめる点は、次の3つです。
- 並びが揃っているか：日付、取引先、金額の順が、ほかのファイルと同じか
- 日付の書き方が揃っているか：西暦と和暦が混ざっていないか
- 金額が合っているか：税込と税抜、請求の合計額を取り違えていないか
AIが表の数字をそのまま写せないことがあるのは、CSVを整えさせたときにも起きます。
名前を付ける作業は、AIが得意な仕事です。ただ、その名前で探せるかどうかを引き受けるのは、保存する本人です。AIを使うほど、人の仕事は「書く」から「確かめる」へ寄っていきます。AIの出力を点検する考え方は、ChatGPT 嘘をつかせない/設定より検品にまとめています。AIを入れても仕事が減らない理由は、AIを入れたのに仕事が減らないのはなぜ？で扱いました。
よくある質問
Q. メールで届いた請求書は、印刷して綴じるだけではだめですか。
A. 国税庁は、電子的に受け取った請求書や領収書は、データのまま保存するよう求めています。紙に出力して綴じることは、データを決まりどおり保存したうえでなら問題ありません。
Q. ファイル名は、どの順で付ければよいですか。
A. 国税庁の例は、日付、取引先、金額の順です。順番を一つに決めて、全部のファイルで揃えることが大事です。
Q. 売上が小さければ、何もしなくてよいですか。
A. 基準期間の売上高が5,000万円以下で、ダウンロードの求めに応じられるなら、検索の要件は不要です。ただし、データのまま保存することと、書き換えを防ぐ措置は、別に必要です。
Q. この内容はいつ時点のものですか。
A. 2026年10月13日に確認した、国税庁の電子帳簿保存法一問一答（電子取引関係、令和8年7月）にもとづきます。自分の事業に当てはまるかは、税務署か税理士に確かめてください。
生活・仕事にどう効くか
- 専用ソフトがない事業者：ファイル名に日付・取引先・金額を統一した順で入れれば、検索の要件を満たす例が国税庁に載っている。
- 前々年の売上が5,000万円以下の事業者：税務調査のダウンロードの求めに応じられるなら、検索の要件そのものが不要になる。
- AIで名前を付ける人：付けた名前が日付の書き方まで揃っているかを、人が数件ずつ確かめる。
結局どうすればよいか
- ファイル名の並びを「日付_取引先_金額」のように1つ決める
- 日付は西暦か和暦のどちらかに統一する
- 取引先ごとのフォルダに入れ、AIに任せるなら出来上がった名前を数件ずつ確かめる
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くわしく知る（保存版の記事）
公式出典
- 国税庁 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（令和8年7月）問19・30・31・48・50〜53・96（2026年7月1日発表）
更新履歴
- 2026年10月13日 初版を公開
※本記事は2026年10月13日時点で公表されている情報にもとづきます。数値・制度・進路などは今後変わる可能性があるため、最新の内容は各公式発表をご確認ください。
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