IT重説と書面電子化の違いとは？不動産会社が整える承諾・事前確認・保存手順

「オンラインで重要事項説明をしたから、契約書類も自動的に電子化できる」と考えていないでしょうか。IT重説は説明方法、書面電子化は34条の2・35条・37条書面の提供方法に関する仕組みで、別々に要件を確認する必要があります。

IT重説と書面電子化の違い

賃貸取引のIT重説は2017年10月、売買取引は2021年3月から本格運用されています。書面電子化は2022年5月18日から法令上実施可能になりました。現在は国土交通省の2024年12月版実施マニュアルが公開されています。

書面電子化で先に行う承諾手続

電子書面を提供する前に、相手方が利用予定のソフトウェアや端末に対応できるかを確認します。そのうえで、電子書面の提供方法とファイル形式・バージョン等を示し、電子提供を受けることについて承諾を得ます。

• メール等による提供
• Webページからのダウンロード
• 電子書面を記録したCD-ROMやUSBメモリ等の交付

承諾は紙、電子メール、Web上の同意など、紙に出力可能な形で取得します。提供方法やファイル形式を変更した場合は、変更後の内容で改めて承諾が必要です。相手方が電子提供を拒否した場合、電子書面で提供してはいけません。

電子書面が満たす要件

• 相手方が出力して紙の書面を作成できる
• 電子書面が改変されていないか確認できる措置がある
• 35条・37条書面では提供を行う宅建士が記名されている
• 変換後に文字化け、欠落、表や図面の不鮮明さがない
• 別紙参照の添付書類も本体と同様の要件を満たす

電子署名だけが唯一の改変防止措置ではありません。採用する方法について、国土交通省マニュアルと自社システムの仕様を照合し、相手方へ確認方法と保存方法を説明します。

IT重説の実施フロー

1. 意向とIT環境を確認：端末、OS、ソフト、映像・音声、文書閲覧の可否を確認します。
2. 電子提供の承諾を取得：提供方法とファイル形式を示し、承諾記録を保存します。
3. 重要事項説明書を事前送付：相手方が書面を見ながら説明を受けられる状態にします。
4. 開始前テスト：双方が映像・音声を確認し、質問できる双方向環境か確かめます。
5. 宅建士証を提示：画面上で相手方が視認できたことを確認して説明します。
6. 終了後に記録：提供日時、承諾、使用ファイル、トラブルの有無、対応内容を案件フォルダへ保存します。

中止・切替基準を決めておく

音声が途切れる、書面が開けない、宅建士証が見えない、相手方が質問できない状態では、そのまま進めません。再接続や別端末で解消できなければ中止し、別日、対面、紙書面などへ切り替えます。現場担当者が無理に続けないよう、社内チェックリストと責任者への連絡基準を用意しましょう。

よくあるミス

• 「オンライン希望」の一言だけで電子書面の承諾を得たことにする
• 提供方法とファイル形式を説明せず同意を取る
• 重要事項説明書を直前に送り、相手方が開けるか確認しない
• 宅建士証を一瞬映すだけで視認確認をしない
• PDF変換で図面や小さい文字が読めなくなっている
• 電子書面の保存方法、改変確認方法を説明しない

よくある質問

IT重説なら重要事項説明書も電子で送る必要がありますか？

必須ではありません。紙の重要事項説明書を事前送付してIT重説を行うこともできます。

電子書面なら説明もオンラインにする必要がありますか？

ありません。電子書面を提供し、重要事項説明は対面で行う組み合わせも可能です。

スマートフォンだけでも実施できますか？

端末の指定はありませんが、小さい画面では書面や署名パネルを確認しにくい場合があります。相手方が内容を十分に確認できる環境かを事前に確認します。

まとめ

IT重説と書面電子化は、便利さだけでなく「相手方が理解・保存・確認できること」を支える仕組みです。両制度を分けて理解し、承諾、環境確認、事前送付、宅建士証提示、改変防止、トラブル時の中止を標準手順にしましょう。個人情報を含む書面の取扱いは、送付先確認とアクセス権管理も別途徹底してください。

参考資料

• ITを活用した重要事項説明及び書面の電子化について（国土交通省）（確認日：2026年7月18日）
• 重要事項説明書等の電磁的方法による提供及びITを活用した重要事項説明 実施マニュアル 令和6年12月版（国土交通省）（確認日：2026年7月18日）
• IT重説本格運用（国土交通省）（確認日：2026年7月18日）